[ad_1]
Поделюсь опытом управления персоналом в собственной компании, как мы перешли на удаленный режим работы в текущем кризисе. Как выходят из положения компании штатом более 2000 сотрудников и что думают о дистанционной работе руководители таких компаний. Также я поделюсь практическими советами по планированию и управлению персоналом в период пандемии.
С 2013 года я работаю эксперт-аудитором в добровольной сертификации. Это значит, что руководители компаний обращаются, чтобы проверив их деятельность получить от меня заключение и рекомендации по улучшению.
На моей практике есть строительные, нефтяные, пищевые, медицинские, учебные заведения и многое другое. Численность от одного до более 2000 сотрудников, с филиалами в разных регионах, а также международный бизнес. Пандемия значительно сократила обращения клиентов, при этом мне есть чем с вами поделиться
Ниже привожу несколько интервью с руководителями крупных компаний, их мнение и действия по управлению персоналом во время пандемии.
Генеральный директор судоходной компании
Всем сотрудникам, кого перевели на дистанционную работу, компания выделила компьютеры, на каждом установлена программа для отслеживания компьютерной активности. Для обмена данными имеется корпоративная сеть, корпоративная почта.
Лично я смог просидеть дома ровно один день, на следующий день уехал в офис. Дома обстановка не располагает к работе: маленькие дети, постоянно отвлекают домашние дела. Я с этим столкнулся и большая часть моих сотрудников в таком положении.
Женщина дома мама и жена, а не менеджер или инженер, дома у нее совсем другие обязанности, и никого не волнует, что идет рабочий день, ведь садики и школы так же не работают, и я, как руководитель, это прекрасно понимаю.
Главный инженер месторождения по добыче нефти и переработке попутного газа
У нас в штате более 1500 человек, из них почти 700 офисного и 800 производственного персонала. Производство не останавливалось, только вахту увеличили. Было 14 дней на вахте, 14 отдыха, в связи с карантином перешли на режим 28/28. А вот с офисными сотрудниками пришлось нелегко.
В каждом отделе осталось не более двух сотрудников, остальные дома. А какая дома работа? Компьютеры и ноутбуки установили, кому было необходимо, имеется корпоративная сеть – Интранет, корпоративная почта. Пятнадцать процентов люди пенсионного возраста, которым сложно даются новые технологии и коммуникации.
Спустя несколько месяцев установили график посещения офиса. Определили дни и время с тем учетом, чтобы в кабинете присутствовали одновременно не более 20% и рабочие столы находились друг от друга на расстоянии более одного метра. Планерки проводим при острой необходимости, только в режиме офлайн, для этого у нас имеется большой конференц-зал.
Генеральный директор строительной компании
Когда ввели ограничительные меры в связи с карантином, у нас полным ходом шло строительство двух жилых комплексов первого класса. Посовещались с АУП (административно-управленческим персоналом) и создали несколько рабочих чатов в WhatsApp по каждому проекту.
Все работы выполняются по утвержденному графику выполнения работ. Задания и выполнение отслеживаются в чате, каждый отправляет фото отчет о проделанной работе.
Например: прораб кидает заявку на закупку товаров снабженцу, счет на оплату летит в бухгалтерский чат, далее уточняющая переписка по закупу и фото отчет о получении материалов с накладными.
Вся переписка сохраняется в чате, это очень удобно. Даже если отвлекся на домашние дела в любой момент можно поднять переписку и посмотреть. Удобно и для меня, контролировать выполнение и участие персонала. В сроки мы укладываемся, перебоев с поставкой не было, надеемся, и не будет.
Все работаем на достижение одной цели – это соблюдение сроков и качества строительства и как выяснилось, совсем не обязательно присутствовать в офисе с восьми до шести. Условия карантина это подтвердили.
Преимущества крупного бизнеса в том, что они могут предоставить персоналу необходимую материальную, техническую поддержку и оборудование. Минусы очевидны, в домашних условиях полноценно могут работать не большой процент людей, что негативно отражается на общем объеме выполнения работ.
Руководители поделились на два лагеря «за» и «против» дистанционной работы. В любом случае пандемия внесла свои коррективы и нам придется их принимать.
О чем давно мечтали, но внедрили только с приходом пандемии
У нас три офиса в разных городах и когда перешли на работу на дому как у многих, обострились слабые места в управлении. Вот к чему пришли за месяцы работы на удаленке:
1.Приобрели лицензии для работы в облачном хранилище Dropbox, которое синхронизирует файлы, размещенные в папке на компьютере, предоставляя доступ через веб-сайт и мобильное приложение.
Вся работа, которая раньше проходила в офисе: разработка, согласование и утверждение документов, процедур, проектов сейчас полностью в онлайн режиме. У каждого сотрудника есть свои права доступа к файлам, а согласование и утверждение проходит в самой удобной форме. Также большую часть документов перевели в электронный формат, такие как личные дела, журналы регистрации, приказы, договора.
2. Разработали форму отчетности План/Статистика, в которой каждый сотрудник по пятницам прописывает план работы на неделю и отчет о проделанной работе за предыдущую неделю. Цель определить реальную загруженность персонала на дистанционном режиме работы. Система оплаты труда привязана к данной отчетности.
3. Разработана карта процесса с описанием функционала офис-менеджера, в котором прописаны по этапам последовательные действия с определением форм записей и места хранения информации. Офис-менеджеру с головного офиса пришлось уволиться, двое маленьких детей и работа на дому оказались не по силам. Новый сотрудник благодаря уже имеющимся разработкам и виртуальному обучению быстро вник в рабочие процессы. Сбои минимальны.
Имея общую картину, настоятельно рекомендую управляющим пересмотреть отношение к дистанционной работе. Принять, что часть персонала отсеется, а оставшиеся адаптируются и обретут необходимые навыки. Ведь не важно, сколько лет, какое образование и опыт работы, главные качества сегодня это гибкость и обучаемость.
Практические рекомендации — чек-лист
Согласно специфика бизнеса необходимо продумать и организовать работу коллектива по следующим критериям:
1. Определить цели и задачи компании, проекта или периода, например карантина или удаленной работы.
2. Четко определить обязанности, ответственность и полномочия. Тут помогут должностные или рабочие инструкции, организационная структура.
3. Наладить внутренние каналы обмена информацией и документами.
4. Пересмотреть оплата труда, систему мотивации и поощрения. Оклад плюс премиальные интересная форма оплаты для активных сотрудников и руководства.
5. План/факт или план/статистика, как у нас. Поможет держать на контроле рабочие процессы и видеть фактическую загруженность персонала. Каждый получит то, что заработал.
6. Установить периодичность проведения планерок, совещаний, а также форму проведения (например, видео конференция в Zoom). Из практики: для малого бизнеса минимум один раз в месяц, при крупных проектах раз в неделю.
Спрашивайте у коллег, как они видят выполнение тех или иных задач. Внедряйте новые методы и технологии, поощряйте, экспериментируйте.
Планирование
Любой план работ должен содержать четкие и понятные действия. Чем подробнее составлен план, тем больше шансов его выполнения.
1. Определите конечную цель. Ответьте на вопрос: что получить при выполнении данного плана?
2. Опишите мероприятия, которые нужно выполнить для достижения цели. Что сделать чтобы достичь поставленной цели?
3. Когда или в какой срок нужно это сделать?
4. Какие ресурсы необходимы для выполнения мероприятия? К ресурсам относятся: время, деньги, оборудование, информацию.
5.Назначить ответственных за выполнение. С кого спрашивать выполнение?
6. Контроль выполнение.
Тайм-менеджмент
Неправильная организация рабочего времени приводит к затягиванию и срывам выполнения работ, не качественной работе и браку.
Снизить данный риск поможет:
— планирование (смотри выше);
— соблюдение режима дня (питание, сон, работа, отдых);
— отключение звуковых сигналов при выполнении конкретной задачи (электронная почта, мобильный телефон);
— техника «Помидора»;
— умение договариваться с членами семьи, детьми.
Управление рабочими группами
Рассмотрите возможность перехода (хотя бы частичного) на электронный документооборот, используя облачные хранилища, как Google диск, облако Mail.ru, Dropbox или другие. Это значительно облегчит и ускорит обмен информацией. Для оперативной связи воспользуйтесь рабочими группами в WhatsApp или Telegram.
Установите:
— права доступа и внесения изменений в документы;
— правила чата;
— правила приема и передачи информации, заданий;
— способы сдачи отчетности.
Расставление приоритетов
Согласно цели и планирования подготовьте список задач на предстоящий день. Чтобы понять с чего начать, к каждому делу задайте следующие вопросы:
1. Это важно и срочно? – если ответ ДА выполняем сразу.
2. Это важно, но не срочно – планируем выполнение.
3. Срочно, но не важно – делегируем выполнение этой задачи.
4. Не срочно и не важно – думаем, а нужно ли это?
Применяйте перечисленные инструменты, эффективно управляйте персоналом, и бизнес станет приятным и прибыльным.
—
Автор: Наталья Тай — эксперт-аудитор по построению бизнес процессов